一、使用环境 传真机要避免受到阳光直射、热辐射、强磁场、潮湿、灰尘多的环境，或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。
二、放置位置 传真机应当放置在室内的平台上，左右两边应和其它物品保持一定的空间距离，以免造成干扰和有利于通风，前后方请保持三十厘米的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。
三、不要频繁开关机 因为每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。
四、尽量使用标准的传真纸——（热转印系列） 请使用质量较好的传真纸，劣质传真纸的光洁度不够，使用时会对感热记录头造成磨损。优质传真纸敏涂层均匀，感热效果好，能有效保护传真机热敏头，而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。
五、不要在打印过程中打开合纸舱盖 打印中请不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真的需要必须先按停止键以避免危险，同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛，因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。
六、定期清洁 要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持传真机外部的清洁，对于传真机内部，原稿滚筒经过一段时间使用后会逐渐累积灰尘，最好每半年清洁保养一次，当擦拭原稿滚筒时，必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布，需要小心的是不要将酒精滴入机器中。
